Clients

Effektiv fordonshantering med Örebro kommun

Örebro kommuns Tekniska förvaltning äger cirka 1000 bilar, maskiner och lastbilar som dom hyr ut till kommunens olika avdelningar. Det medför en svår logistisk utmaning – Att hålla fordonen servade, säkra och besiktigade.

”Vi ser bara bilarna två gånger per år när det är dags för däckbyte, då blir det svårt att hålla reda hur dom mår, ifall dom ska servas eller om dom blivit besiktigade.”

Magnus Andersson, Vagnparkschef på Örebro kommun

För att få bättre koll och effektivisera sin fordonshantering inledde Örebro kommun ett samarbete med TelliQ, som påbörjades i april 2018 med att koppla upp 600 personbilar och lätta lastbilar.

Idag kan Örebro Kommun via TelliQs digitala plattform följa upp hur deras bilar används, vilket också har möjliggjort för ett helt automatiskt flöde av besiktningen. Magnus Andersson, förklarar hur deras arbetssätt har förändrats under året.

“Förut hade vi en anställd som satt och skickade brev till dom olika enheterna när det var dags för besiktning, det blir lite att göra med cirka 1000 fordon.”

Idag genereras det automatiskt ett mail från systemet utifrån transportstyrelsens kalender, som meddelar att det är dags för besiktning.

– Vi har satt upp det så att det går ett mail en månad innan planerat besiktningsdatum, och därefter ytterligare två påminnelser. Agerar dom inte på det så går det en påminnelse till deras chef, förklarar Magnus.

När en bil har blivit besiktigad registreras det hos transportstyrelsen och rapporteras direkt in systemet, så föraren behöver själv inte göra någon manuell uppföljning.

“Att kunna skicka ut besiktningskallelser digitalt har varit jättebra, det passar in i vårt arbete att få bort papper från verksamheten. Idag behöver en förare bara ta med sig legitimationen för att göra en besiktning.”


En frisk fordonspark är både säkrare och mer ekonomisk

Att hålla bilarna i gott skick är både en ekonomi- och säkerhetsfråga, men förarna som använder bilarna ser inte alltid sig själva som ansvariga för att fordonen underhålls. Därför kan man idag skicka ut påminnelser när det är dags för service utifrån informationen i systemet.

– Förut satt det en liten lapp i bilfönstret som förklarade hur ofta bilen skulle servas, det var helt upp till förarna att ta den på service. För oss som bilparksansvariga var det svårt att hålla reda på servicestatus eftersom att vi bara ser bilarna två gånger per år.

Magnus och hans kollegor tittar bland annat på mätarställning och hur ofta bilen används, men får också in alla felkoder som visas i bilen. Dom kan på så sätt jobba proaktivt med att kontakta avdelningarna och kolla vad som har hänt med bilen. Att koppla upp bilarna har också medfört andra oanade möjligheter.

“Vi använder det också för att prissätta våra bilar. I systemet kan vi se hur mycket en avdelning använder en viss bil, och utifrån det får vi fram den totala kostnaden för både drivmedel och service.”’

Förutom faktureringsunderlag används datan också som beslutsstöd för att optimera fordonsflottan. Något som är viktigt för Örebro kommun och står skrivet i deras fordonspolicy. Den går bland annat ut på att reducera miljöpåverkan och få en så effektiv fordonsflotta som möjligt. Utifrån bilarnas faktiska användning blir det enkelt att ta beslut om ett fordon kan fasas ut eller flyttas till en annan avdelning där det behövs mer.

– Det blir ett tydligt verktyg för att kunna optimera fordonsparken, till exempel om någon kör 300 mil om året, då kanske dom kan ta en taxi istället.

Det finns en förhoppning om att fler personer ska kopplas in i systemet, och att det läggs mer tid på att analysera den datan som kommer in från fordonen. I framtiden är det möjligt att till och med inköpen av nya bilar styrs utifrån hur dom olika avdelningarna har använt sina tidigare fordon.

”Förhoppningsvis kommer fler av våra avdelningar öppna ögonen för möjligheterna med en uppkopplad bil. Några har till exempel valt att använda körjournalsfunktionen som TelliQ erbjuder, vilket vi lyckades fixa med en automatisk rapport i slutet av varje månad.”

I framtiden hoppas Magnus kunna utöka användningen av telematik även på sina tyngre fordon. Vi frågar ifall Tekniska förvaltningen sparar mycket tid med deras nya system, och Magnus svarar lugnt:

– Ja, absolut. Vi har beställt lite fler enheter från TelliQ och håller på att testa hur en implementering skulle kunna se ut på våra tyngre fordon och maskiner för park och mark.

Matthias Borell

Storkundsansvarig

0589-875 50

matthias@telliq.com