Case study > Clients

Efficiënt fleet management bij gemeente Örebro

De onderhoudsafdeling van de Zweedse gemeente Örebro heeft ongeveer 1.000 voertuigen in beheer, waaronder auto’s, vrachtwagens en grote voertuigen zoals bouwmachines, die verhuurd worden aan verschillende departementen van de gemeente. De omvang van dit wagenpark zorgt voor een complexe logistieke uitdaging, aangezien alle voertuigen veilig, onderhouden en gekeurd moeten blijven.

“We zien onze voertuigen maar twee keer per jaar – wanneer de banden vervangen worden voor de winter en als de lente begint – en dat maakt het lastig om in de gaten te houden of ze in goede conditie zijn, of ze onderhoud nodig hebben en of ze de keuring doorstaan hebben”.

Magnus Andersson, fleet manager bij de gemeente Örebro.

Om het fleet management beter te beheren en meer controle te krijgen, is de gemeente in april 2018 met TelliQ gaan werken, en zijn 600 auto’s en lichte vrachtwagens aan het TelliQ-systeem gekoppeld.

Örebro gebruikt het digitale platform van TelliQ om het gebruik van de voertuigen te monitoren, waardoor ook de inspecties volledig automatisch gestroomlijnd zijn. Magnus Andersson legt uit hoe het werk van de gemeente in het afgelopen jaar is veranderd.

“Voorheen hadden we een werknemer die brieven naar de verschillende afdelingen stuurde wanneer het tijd was voor voertuiginspecties. Dit was een aanzienlijke taak met meer dan duizend voertuigen in beheer.”

Nu wordt er op basis van de kalender van het Zweedse transport bureau automatisch een e-mail gegenereerd, die de gemeente laat weten wanneer een voertuig een inspectie nodig heeft.

– “We hebben een opzet waarbij er een maand voor de inspectiedatum een e-mail wordt verzonden, gevolgd door twee herinneringen. Als daar geen reactie op komt, wordt er een herinnering verstuurd naar een hogere manager”, legt Magnus uit.

Wanneer een voertuig geïnspecteerd is, wordt dit direct in het systeem geregistreerd bij het transport bureau, zodat de chauffeur geen handmatige vervolgactie hoeft te ondernemen.

“De mogelijkheid om de inspectie berichten digitaal te verzenden is een grote verrijking, en het verminderen van papierverbruik past goed binnen onze werkwijze. De chauffeur hoeft alleen een ID met foto te laten zien om een voertuig voor inspectie in te boeken.”


Een gezond wagenpark is zowel veiliger als zuiniger

De voertuigen in goede conditie houden is belangrijk, voor zowel de veiligheid als de financiën. Maar helaas zien de gebruikers van de voertuigen zichzelf niet als degenen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud. Daarom kunnen er op basis van de gegevens in het systeem herinneringen worden verzonden met de data waarop onderhoud moet plaatsvinden.

“We hadden voorheen kleine notities op de autoruit waarop stond hoe vaak het voertuig onderhouden moest worden en dan was het aan de chauffeur om dit in te plannen. Voor de fleet managers was het erg moeilijk om de inspectie status in de gaten te houden, omdat we de voertuigen maar twee keer per jaar zien.”

Magnus en zijn team monitoren data zoals de kilometerstand en hoe vaak de auto gebruikt is, maar ze ontvangen ook alle foutcodes die in het voertuig zijn getoond. Dit betekent dat ze afdelingen proactief kunnen benaderen om de status van het voertuig te checken. Bovendien heeft het koppelen van de voertuigen ook nog andere onverwachte voordelen.

“We gebruiken het systeem ook om de kosten van onze voertuigen te ramen. We kunnen in het systeem zien hoeveel een afdeling een specifieke auto gebruikt. Op basis van deze informatie kunnen de totale kosten berekenen voor zowel de brandstof als het onderhoud.”

Behalve voor de facturering worden de gegevens ook gebruikt voor het optimaliseren van het voertuigenpark – een belangrijk aspect voor de gemeente Örebro en een voorwaarde van het voertuig beleid, dat als doel heeft om de impact op het milieu te verminderen en de vloot zo efficiënt mogelijk te maken. Op basis van de gebruiksgegevens van de voertuigen kan eenvoudig worden bepaald hoe vaak een voertuig wordt gebruikt, of het uitgefaseerd moet worden of bijvoorbeeld naar een andere afdeling worden overgebracht die het meer nodig heeft.

“Het is een logische tool voor het optimaliseren van het wagenpark. Als iemand bijvoorbeeld maar 3.000 kilometer per jaar rijdt in zijn auto, dan kan het efficiënter zijn een taxi te nemen.”

Het doel is om meer mensen aan het systeem te koppelen en meer inzicht te krijgen in de data die uit de voertuigen verzameld worden. In de toekomst is het wellicht mogelijk om de aankoop van nieuwe auto’s te baseren op hoe een afdeling in het verleden de voertuigen heeft gebruikt.

“Ik hoop dat meer afdelingen de voordelen van een ‘gekoppelde auto’ zullen gaan zien. Sommigen hebben al besloten om de automatische kilometerregistratie die TelliQ aanbiedt in gebruik te nemen, waarvan we aan het einde van de maand automatisch een rapport ontvangen.”

Magnus hoopt dat het in de toekomst mogelijk zal zijn om het gebruik van telematica in zwaardere voertuigen te verhogen. Op de vraag of de onderhoudsafdeling tijd bespaart met het nieuwe TelliQ systeem, antwoordt Magnus stellig:

“Absoluut. We hebben zelfs nog een aantal andere apparaten van TelliQ besteld en zijn momenteel aan het testen hoe we het systeem kunnen implementeren in onze zwaardere voertuigen en bouwvoertuigen.”

Rudi Roth

Sales Manager

+31 85 1302362

info@telliq.nl